Viele Geschäftsführer beginnen beim Thema KI mit der Frage, welche Lizenzen sie kaufen sollen. Wir halten das für die falsche Reihenfolge. Wer KI für das eigene Unternehmen bewerten will, braucht zuerst eigene Erfahrung mit ihr. Dieser Artikel beschreibt einen Einstieg in vier Wochen, der bei deinem eigenen Arbeitsplatz beginnt und mit einer ersten Entscheidung für das Unternehmen endet.
Warum beginnt der Einstieg beim eigenen Arbeitsplatz?
Laut einer repräsentativen Bitkom-Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten (Kalenderwochen 28 bis 33 im Jahr 2026) nutzen 57 Prozent der Unternehmen in Deutschland KI, ein Jahr zuvor waren es 36 Prozent. Gleichzeitig sagen 59 Prozent der KI-nutzenden Unternehmen, dass sie das Potenzial von KI überhaupt nicht ausschöpfen, weitere 28 Prozent schöpfen es eher wenig aus. In der Geschäftsführung selbst setzen nur 7 Prozent der Unternehmen KI ein. Unter den Unternehmen ohne KI nennen 85 Prozent fehlendes technisches Know-how als Hemmnis.
Daraus folgt unsere Position: Die Geschäftsführung sollte KI selbst nutzen, bevor sie über Budgets, Werkzeuge und Piloten entscheidet. Wer nie erlebt hat, wo ein Sprachmodell gute Entwürfe liefert und wo es Fehler erfindet, kann Angebote von Dienstleistern und Vorschläge aus dem Team kaum einordnen. Die Fragen, was in eine KI-Strategie für den Mittelstand gehört und wie ein Pilot abläuft, kommen danach, und sie lassen sich dann deutlich schneller beantworten.
Wie sieht der 30-Tage-Einstieg konkret aus?
Der 30-Tage-Einstieg ist unser Arbeitsmodell für Geschäftsführer, die neben dem Tagesgeschäft anfangen wollen. Er braucht etwa 15 bis 20 Minuten pro Arbeitstag. Jede Woche endet mit einem greifbaren Ergebnis.
Woche 1: Ein Werkzeug klären und täglich nutzen
Nutze ein Werkzeug, das dein Unternehmen für dienstliche Daten freigegeben hat oder freigeben kann. Wenn ihr Microsoft 365 nutzt, ist Microsoft 365 Copilot Chat in berechtigten Abonnements laut Microsoft ohne Zusatzkosten enthalten. Welche Unterschiede es zu anderen Werkzeugen gibt, steht im Artikel ChatGPT, Copilot oder Claude: welches KI-Werkzeug passt zum Mittelstand?. Eine Regel gilt ab Tag eins: Keine Personaldaten, keine Kundendaten und keine Geschäftsgeheimnisse in private Konten. Ergebnis der Woche: Du hast das Werkzeug an fünf Tagen für echte Aufgaben genutzt.
Woche 2: Drei eigene Routinen festlegen
Wähle drei Aufgaben, die bei dir jede Woche wiederkehren. Naheliegende Kandidaten für Geschäftsführer sind:
- Entwürfe für heikle oder lange E-Mails
- die Vorbereitung von Gesprächen mit Kunden, Banken oder dem Führungskreis
- Zusammenfassungen langer Berichte, Verträge oder Angebote
- eine Gegenposition zu einer Entscheidung, die du gerade treffen willst
Ergebnis der Woche: Drei Routinen, die du schriftlich festhältst, jeweils mit der Prompt-Vorlage, die bei dir funktioniert.
Woche 3: Ergebnisse prüfen lernen
Sprachmodelle formulieren auch falsche Aussagen sicher und flüssig. Lege dir deshalb in Woche 3 eine feste Prüfroutine an: Zahlen, Namen, Daten und Zitate prüfst du immer an der Quelle. Wie das geht, beschreibt der Artikel Wie prüfe ich KI-Ergebnisse auf Fehler und Halluzinationen?. Ergebnis der Woche: Du kannst mindestens einen Fehler benennen, den die KI dir geliefert hat, und weißt, wie du ihn erkannt hast.
Woche 4: Den Führungskreis einbinden und eine Entscheidung treffen
Zeige deinem Führungskreis deine drei Routinen, mit Stärken und Fehlern. Bitte jede Führungskraft, bis zum nächsten Treffen eine Aufgabe aus ihrem Bereich zu nennen, die häufig vorkommt und viel Text enthält. Danach triffst du eine von drei Entscheidungen: einen ersten Pilot starten (siehe Wie plane ich ein KI-Pilotprojekt mit Messgröße?), zuerst Regeln für die Nutzung festlegen oder bewusst noch drei Monate abwarten. Auch Abwarten ist eine Entscheidung, wenn sie begründet ist.
Welche Prompt-Vorlagen helfen in der ersten Woche?
Die folgenden drei Vorlagen kannst du wortgleich übernehmen. Ersetze nur die Angaben in eckigen Klammern.
Vorlage 1: E-Mail-Entwurf
Du bist meine Assistenz in der Geschäftsführung eines mittelständischen Unternehmens mit [Zahl] Beschäftigten. Entwirf eine E-Mail an [Empfänger und Rolle]. Ziel der E-Mail: [Ziel]. Wichtige Fakten: [Stichpunkte]. Ton: klar, freundlich, verbindlich. Höchstens 150 Wörter. Stelle mir vorher bis zu drei Rückfragen, wenn dir Angaben fehlen.
Vorlage 2: Gegenposition zu einer Entscheidung
Ich plane folgende Entscheidung: [Entscheidung]. Meine Gründe: [Gründe]. Übernimm die Rolle eines kritischen Beirats. Nenne die fünf stärksten Einwände gegen diese Entscheidung, sortiert nach Gewicht. Nenne zu jedem Einwand, welche Information ich bräuchte, um ihn zu entkräften.
Vorlage 3: Zusammenfassung eines Dokuments
Fasse das folgende Dokument für mich als Geschäftsführer zusammen. Gliederung: 1. Worum es geht, in zwei Sätzen. 2. Die drei wichtigsten Punkte. 3. Zahlen, Fristen und Verpflichtungen, jeweils mit Fundstelle im Text. 4. Offene Fragen. Erfinde nichts. Wenn eine Angabe im Dokument fehlt, schreibe „nicht im Dokument“.
Wie du solche Vorlagen weiterentwickelst, beschreibt der Artikel Wie schreibe ich als Führungskraft gute Prompts?.
Woran erkennst du, dass dein Einstieg trägt?
Nach 30 Tagen hilft diese Prüfliste. Wenn du vier der fünf Punkte mit Ja beantwortest, bist du bereit für die nächste Stufe im Unternehmen:
- Du nutzt KI an mindestens vier von fünf Arbeitstagen.
- Du kannst drei Aufgaben nennen, bei denen KI dir Zeit spart, und eine, bei der sie es nicht tut.
- Du kannst einen konkreten Fehler der KI beschreiben und wie du ihn bemerkt hast.
- Du weißt, welche Daten in welches Werkzeug dürfen und welche nicht.
- Du hast mit deinem Führungskreis über deine Erfahrungen gesprochen.
Was solltest du parallel im Unternehmen klären?
Während du selbst übst, nutzen in vielen Unternehmen Mitarbeitende bereits KI, oft ohne Absprache. Kläre deshalb früh, welche Werkzeuge erlaubt sind. Rechtlich wichtig ist Artikel 4 der KI-Verordnung: Seit der Änderung durch die Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026, müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Personen zu fördern, die KI-Systeme in ihrem Auftrag nutzen. Vorher war von Sicherstellen die Rede. Was das praktisch bedeutet, steht im Artikel Was ist KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung?.
Die Bitkom-Befragung zeigt, dass Weiterbildung verbreitet ist: 70 Prozent der Unternehmen bilden ihre Beschäftigten zu KI weiter, 25 Prozent tun das nicht. Gleichzeitig schätzen 66 Prozent die KI-Kompetenz ihrer Belegschaft als gering ein.
Wann passt dieser Weg nicht?
Der 30-Tage-Einstieg ist für Geschäftsführer gedacht, die noch wenig eigene Praxis haben. Er passt weniger, wenn
- in deinem Unternehmen bereits ein KI-Projekt läuft, das eine Entscheidung braucht. Dann hat diese Entscheidung Vorrang, und du lernst am laufenden Projekt.
- du KI in Bereichen einsetzen willst, die die KI-Verordnung als hochriskant einstuft, etwa bei Personalentscheidungen. Dann gehören Recht und Datenschutz vor jeden Test.
- du die 15 Minuten am Tag realistisch nicht aufbringen kannst. Dann verschiebe den Start lieber um einen Monat, statt ihn halb zu machen. Delegieren ersetzt die eigene Erfahrung nicht.
Wie geht es nach den 30 Tagen weiter?
Nach dem Einstieg weißt du, was KI für dich leistet. Der nächste Schritt ist die Frage, was sie für dein Unternehmen leisten soll. Eine erste Standortbestimmung gibt dir der kostenlose KI-Reifegrad-Check mit zehn Fragen. Wie aus deinen Erfahrungen eine tragfähige KI-Strategie im Mittelstand wird, mit Einsatzfeldern, Pilot und Regeln, besprechen wir gern mit dir im kostenloses Erstgespräch (15 Minuten).
Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Lass Fragen zur Auslegung im Einzelfall von deiner Rechtsberatung prüfen.