Wer KI im Unternehmen einführt, muss früh entscheiden, womit es losgeht. Die Wahl der ersten Aufgabe prägt, wie dein Team über KI denkt: Ein gelungener erster Einsatz schafft Zutrauen, ein misslungener bestätigt alle Vorbehalte. Wie du Engpässe im Unternehmen sammelst und bewertest, steht auf unserer Seite zur KI-Strategie im Mittelstand. Dieser Artikel geht eine Ebene tiefer, auf die einzelne Aufgabe: Mit sechs Prüffragen ordnest du jede Aufgabe einer Ampelfarbe zu.
Wofür nutzen Unternehmen in Deutschland KI tatsächlich?
Bitkom hat im Sommer 2026 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten repräsentativ befragt (Kalenderwochen 28 bis 33, Presseinformation vom 14. September 2026). Die KI-nutzenden Unternehmen setzen KI in diesen Bereichen ein:
- Kundenkontakt: 72 Prozent
- Marketing und Kommunikation: 54 Prozent
- Controlling und Buchhaltung: 25 Prozent
- internes Wissensmanagement: 22 Prozent
- Produktion: 22 Prozent
- Forschung und Entwicklung: 16 Prozent
- Vertrieb: 14 Prozent
- Geschäftsführung: 7 Prozent
Die Verteilung zeigt ein Muster: KI wird zuerst dort eingesetzt, wo viel Sprache im Spiel ist. Das passt zu dem, was Sprachmodelle können. Es heißt aber nicht, dass jede Aufgabe in diesen Bereichen ein guter Einstieg ist.
Wie prüfst du eine Aufgabe? Die Aufgaben-Ampel
Die Aufgaben-Ampel ist unser Prüfwerkzeug für die Auswahl der ersten Einsätze. Beantworte für jede Aufgabe sechs Fragen mit Ja oder Nein:
- Häufigkeit: Kommt die Aufgabe mindestens einmal pro Woche vor?
- Sprache: Besteht das Ergebnis überwiegend aus Text, also aus Entwürfen, Zusammenfassungen, Gliederungen oder Antworten?
- Prüfbarkeit: Kann eine fachkundige Person das Ergebnis in weniger als der Hälfte der Zeit prüfen, die sie zum Selbermachen bräuchte?
- Fehlerfolgen: Bleibt ein Fehler im Haus, bevor er Schaden anrichtet, weil ein Mensch das Ergebnis vor der Weitergabe freigibt?
- Daten: Kommt die Aufgabe ohne besondere personenbezogene Daten und ohne vertrauliche Daten aus, die nicht in das freigegebene Werkzeug dürfen?
- Messbarkeit: Lässt sich in Minuten, Anzahl oder Rückfragen ausdrücken, ob es besser geworden ist?
Auswertung: Sechs Ja ergeben Grün, damit kannst du sofort anfangen. Vier oder fünf Ja ergeben Gelb, die Aufgabe kommt im zweiten Schritt. Drei oder weniger Ja ergeben Rot. Ein Nein bei Frage 4 oder 5 macht die Aufgabe für den Anfang immer rot, egal wie die übrigen Antworten ausfallen.
Welche Aufgaben sind meist grün?
Diese Aufgaben erfüllen in vielen Unternehmen alle sechs Kriterien. Prüfe sie trotzdem mit der Ampel, denn deine Datenlage entscheidet. Ein Hinweis aus einer großen Erprobung stützt diese Auswahl: In einem Test der britischen Regierung mit 20.000 Copilot-Lizenzen in zwölf Behörden (30. September bis 31. Dezember 2024) nannten die Befragten das Entwerfen von Dokumenten als Tätigkeit mit der höchsten selbst eingeschätzten Zeitersparnis, im Schnitt 24 Minuten pro Tag. Es handelt sich um Selbstauskünfte, nicht um gemessene Zeiten.
- Entwürfe für E-Mails und Antwortschreiben: häufig, textlastig, vor dem Versand geprüft.
- Besprechungsprotokolle und Zusammenfassungen: Wie das geht und worauf du achten musst, beschreibt der Artikel Wie nutze ich KI für Meetings und Protokolle?.
- Gliederungen und erste Fassungen von Angeboten, Berichten und Präsentationen: Die Fachkraft liefert die Fakten, die KI die Struktur.
- Zusammenfassungen langer Dokumente: etwa Ausschreibungen, Normen oder Verträge, mit Fundstellen für die Prüfung.
- Interne Anleitungen und Checklisten aus Notizen: Wissen, das bisher nur in Köpfen oder Stichpunkten steckt, wird lesbar.
Welche Aufgaben sind meist gelb?
Gelbe Aufgaben haben Potenzial, brauchen aber Vorarbeit, meist bei Daten oder Prüfroutine.
- Kundenanfragen vorsortieren und Antworten vorschlagen: sinnvoll, wenn ein Mensch jede Antwort freigibt und Kundendaten im Werkzeug erlaubt sind.
- Aufgaben im Vertrieb: etwa Gesprächsvorbereitung oder Nachfass-Mails. Wo KI im Vertrieb trägt, beschreibt KI im Vertrieb des Mittelstands: Wo hilft sie wirklich?.
- Interne Wissenssuche: Sie funktioniert nur so gut wie die Ablage, auf die sie zugreift. Veraltete und doppelte Dokumente führen zu falschen Antworten. Bei Microsoft 365 Copilot kommt hinzu: Laut Microsoft zeigt Copilot alle Unternehmensdaten, auf die eine Person mindestens Leserechte hat. Zu weit freigegebene Ordner werden so sichtbar.
- Auswertungen im Controlling: hilfreich für Kommentare und Erklärungen, aber jede Zahl muss gegen das Quellsystem geprüft werden.
Mit welchen Aufgaben solltest du nicht anfangen?
Wir raten davon ab, mit Aufgaben zu beginnen, bei denen KI über Menschen entscheidet oder bei denen Fehler unbemerkt nach außen gehen. Dazu gehören:
- Auswahl und Bewertung von Bewerbern: Hier gelten besondere rechtliche Anforderungen. Mehr dazu im Artikel KI im Recruiting: Was ist erlaubt?.
- Leistungsbeurteilungen und Personalentscheidungen.
- Automatische Kundenkommunikation ohne menschliche Freigabe.
- Verbindliche Auskünfte zu Recht, Steuern oder technischen Normen.
Der Grund ist nicht, dass KI hier nie helfen könnte. Der Grund ist, dass ein Fehler am Anfang das Vertrauen in das ganze Vorhaben beschädigt. Sprachmodelle formulieren falsche Aussagen genauso sicher wie richtige. Wie du das erkennst, steht im Artikel Wie prüfe ich KI-Ergebnisse auf Fehler und Halluzinationen?.
Wie sammelst du Kandidaten im Team?
Gute Kandidaten kennen vor allem die Menschen, die die Arbeit machen. Diese Vorlage kannst du wortgleich an deine Führungskräfte geben oder selbst in ein KI-Werkzeug eingeben, um deine Notizen zu ordnen:
Hier ist eine Liste von Aufgaben aus dem Bereich [Bereich]: [Liste]. Prüfe jede Aufgabe mit sechs Fragen und antworte jeweils mit Ja, Nein oder Unklar: 1. Kommt sie mindestens wöchentlich vor? 2. Besteht das Ergebnis überwiegend aus Text? 3. Kann eine Fachkraft das Ergebnis in weniger als der Hälfte der Zeit prüfen? 4. Gibt ein Mensch das Ergebnis frei, bevor es das Haus verlässt? 5. Kommt die Aufgabe ohne besondere personenbezogene oder vertrauliche Daten aus? 6. Ist die Verbesserung messbar? Gib am Ende eine Tabelle in Textform aus: Aufgabe, Anzahl Ja, Ampelfarbe. Bewerte Unklar wie Nein.
Das Ergebnis ist ein Vorschlag, keine Entscheidung. Die Ampelfarbe legst du gemeinsam mit der Person fest, die die Aufgabe kennt.
Wann passt die Aufgaben-Ampel nicht?
- Für KI in Produktion und Qualitätsprüfung, etwa Bilderkennung an der Linie, ist die Ampel nicht gemacht. Dort geht es um Sensorik, Trainingsdaten und Integration, nicht um Sprache.
- In stark regulierten Branchen kann auch eine grüne Aufgabe tabu sein, wenn Berufsgeheimnisse oder Aufsichtsvorgaben berührt sind. Dann entscheidet die rechtliche Prüfung zuerst.
- Wenn noch kein Werkzeug für dienstliche Daten freigegeben ist, scheitern fast alle Aufgaben an Frage 5. Dann ist die Freigabe der erste Schritt.
Was ist der nächste Schritt?
Aus zwei bis drei grünen Aufgaben wird ein erster Pilot. Wie du ihn mit Ausgangswert und Messgröße aufsetzt, beschreibt Wie plane ich ein KI-Pilotprojekt mit Messgröße?. Wo dein Unternehmen insgesamt steht, zeigt dir der kostenlose KI-Reifegrad-Check mit zehn Fragen. Wie die ersten Aufgaben in deine KI-Strategie für den Mittelstand passen, besprechen wir gern im kostenloses Erstgespräch (15 Minuten).