Schreibt ein Gesetz einen KI-Beauftragten vor?
Nein. Die KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen, die KI einsetzen, seit ihrer Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 dazu, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen (Art. 4). Wie sie das organisieren, lässt die Verordnung offen. Die Bundesnetzagentur, nach dem KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz vom 22. Juli 2026 grundsätzlich die zuständige Marktüberwachungsbehörde in Deutschland, nennt die Einführung eines KI-Beauftragten ausdrücklich als etwas, das für Art. 4 nicht vorgeschrieben ist. Auch die EU-Kommission schreibt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, dass keine bestimmte Governance-Struktur verlangt wird.
Das unterscheidet die KI-Verordnung vom Datenschutz. Einen Datenschutzbeauftragten muss ein Unternehmen nach § 38 BDSG benennen, wenn es in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Eine vergleichbare Schwelle für KI gibt es nicht. Welche Pflichten die KI-Verordnung insgesamt auslöst, steht im Artikel Welche Pflichten hat ein Mittelständler nach der KI-Verordnung? Wie die Zuständigkeit in eine KI-Richtlinie für dein Unternehmen gehört, steht auf unserer Leitseite.
Eine Ausnahme mit Blick nach vorn: Wer ab 2. Dezember 2027 ein Hochrisiko-KI-System betreibt, etwa zur Bewerberauswahl, muss nach Art. 26 Abs. 2 die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die über die nötige Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen. Das ist kein KI-Beauftragter für das ganze Unternehmen, aber eine benannte Verantwortung für dieses eine System.
Warum eine benannte Person trotzdem sinnvoll ist
Ohne Zuständigkeit passiert, was ohne Zuständigkeit immer passiert: Jeder hält einen anderen für verantwortlich. Drei Aufgaben fallen in jedem Unternehmen an, das KI nutzt:
- Nachweis: Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Maßnahmen zur KI-Kompetenz zu dokumentieren, insbesondere Art, inhaltlichen und zeitlichen Umfang sowie die teilnehmenden Personen. Irgendjemand muss diese Liste führen.
- Überblick: Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche KI-Funktionen sind in vorhandener Software dazugekommen, wo wird privat genutzt? In der Bitkom-Umfrage von 2025 unter 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten gingen rund vier von zehn zumindest davon aus, dass Beschäftigte private KI-Tools nutzen. Mehr dazu im Artikel Schatten-KI: Was tun, wenn Mitarbeitende private KI-Konten nutzen?
- Ansprechbarkeit: Beschäftigte brauchen eine Stelle, an die sie sich mit Fragen wenden können, bevor sie im Zweifel falsch entscheiden.
In derselben Bitkom-Umfrage hatten 23 Prozent der Unternehmen Regeln für den KI-Einsatz aufgestellt, 31 Prozent planten welche. Regeln ohne jemanden, der sie pflegt, veralten schnell.
Das Drei-Rollen-Modell: Verantwortung statt Titel
Unsere Empfehlung für Unternehmen mit 20 bis 500 Beschäftigten ist kein neuer Posten, sondern drei klar getrennte Rollen. Wir nennen das das Drei-Rollen-Modell.
Rolle 1: Die Geschäftsführung entscheidet
Sie gibt Werkzeuge frei, setzt die Richtlinie in Kraft, stellt Zeit und Budget für Schulungen bereit und trifft die Abwägung, wenn Nutzen und Risiko kollidieren. Diese Rolle lässt sich nicht delegieren. Ein KI-Beauftragter, der Entscheidungen der Geschäftsführung ersetzen soll, ist eine Fehlkonstruktion.
Rolle 2: Die KI-Koordination hält den Überblick
Eine benannte Person, im Mittelstand meist als Teilaufgabe neben der eigentlichen Stelle. Ihre Aufgaben:
- ein Verzeichnis der freigegebenen KI-Werkzeuge und der KI-Funktionen in vorhandener Software führen,
- Schulungen planen und dokumentieren, wer wann woran teilgenommen hat,
- Fragen aus den Teams sammeln und daraus Vorschläge für die nächste Fassung der Richtlinie machen,
- neue Einsatzzwecke darauf prüfen, ob sie Personal, Bewerber oder Emotionen von Beschäftigten betreffen, und sie dann an Geschäftsführung, Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat weitergeben,
- Vorfälle aufnehmen, etwa wenn vertrauliche Daten in ein falsches Werkzeug gelangt sind.
Rolle 3: KI-Lotsen in den Teams zeigen, wie es geht
Je Abteilung eine Person, die KI im Alltag nutzt und Kolleginnen und Kollegen bei konkreten Aufgaben hilft. Das ist der wirksamste Teil der Förderpflicht nach Art. 4, weil Kompetenz am Arbeitsplatz entsteht und nicht im Schulungsraum. Was zur KI-Kompetenz gehört, beschreibt der Artikel Was ist KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung?
Wer eignet sich für die KI-Koordination?
Entscheidend ist nicht die Abteilung, sondern das Profil: jemand, der KI selbst regelmäßig nutzt, im Haus respektiert wird, strukturiert arbeitet und keine Scheu hat, der Geschäftsführung zu widersprechen. Das kann jemand aus der IT sein, aus dem Qualitätsmanagement, aus der Assistenz der Geschäftsführung oder aus einer Fachabteilung.
Wir raten davon ab, die Rolle automatisch dem Datenschutzbeauftragten zu übertragen. Datenschutz ist ein wichtiger Teil, aber nur einer. Wer KI-Nutzung voranbringen soll, braucht einen anderen Blick als jemand, dessen Aufgabe vor allem die Kontrolle ist. Binde den Datenschutzbeauftragten fest ein, aber trenne die Rollen, wo es die Unternehmensgröße zulässt. Wie Datenschutz und KI-Nutzung zusammenspielen, steht im Artikel KI und Datenschutz: Welche Daten dürfen in ChatGPT?
Brauchst du ein Zertifikat?
Nein. Die Bundesnetzagentur stellt klar, dass die KI-Verordnung keine Zertifizierungspflicht für Schulungen oder Qualifizierungsmaßnahmen vorsieht. Die EU-Kommission schreibt in ihren Fragen und Antworten ebenfalls, dass kein Zertifikat nötig ist. Ein Lehrgang kann der Koordination helfen. Er ist aber keine Voraussetzung, um Art. 4 zu erfüllen. Misstrauisch werden solltest du bei Angeboten, die einen „gesetzlich vorgeschriebenen KI-Beauftragten“ versprechen.
Der Fünf-Fragen-Test: Wie viel Rolle brauchst du?
- Nutzen mehr als eine Handvoll Beschäftigter KI-Werkzeuge für ihre Arbeit?
- Gibt es mehr als ein freigegebenes Werkzeug oder KI-Funktionen in mehreren Fachanwendungen?
- Setzt ihr KI im Personalbereich ein oder plant das?
- Gibt es einen Betriebsrat, mit dem KI-Themen abgestimmt werden müssen?
- Bietet ihr Kunden Leistungen an, in denen KI steckt?
Null bis ein Ja: Die Geschäftsführung kann die Koordination selbst übernehmen, solange sie die Schulungen dokumentiert. Zwei bis drei Ja: Benenne eine KI-Koordination als feste Teilaufgabe mit klar reservierter Zeit. Vier bis fünf Ja: Ergänze KI-Lotsen in den Teams und plane regelmäßige Abstimmungen mit Datenschutz und, falls vorhanden, Betriebsrat. Zur Mitbestimmung siehe Muss der Betriebsrat bei der Einführung von KI mitbestimmen?
Wann passt dieser Rat nicht?
Das Drei-Rollen-Modell ist für Unternehmen gedacht, die KI nutzen. Entwickelt ihr KI-Systeme selbst oder bringt sie unter eigenem Namen auf den Markt, seid ihr Anbieter im Sinne der KI-Verordnung. Dann braucht ihr eine deutlich stärkere Struktur mit Zuständigkeiten für Dokumentation, Risikomanagement und Konformität, und die Rollenverteilung gehört in die Hände eurer Rechtsberatung.
Wie geht es weiter?
Die Geschäftsführung bleibt die erste KI-Verantwortliche im Haus. Wenn du diese Rolle selbst sicher ausfüllen willst, begleitet dich das 1:1-KI-Mentoring für Geschäftsführer. Wie Zuständigkeiten, Regeln und Prüftermine zusammengehören, zeigt die Leitseite zur KI-Richtlinie im Unternehmen. Wenn du klären willst, welche Rollen dein Unternehmen braucht, buch dir ein kostenloses Erstgespräch (15 Minuten).
Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Lass Fragen zur Auslegung im Einzelfall von deiner Rechtsberatung prüfen.